採用管理システム（ATS）とは？導入される理由とメリットを解説
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近年、採用管理システム（ATS）がにわかに注目されています。
ATSは今後、複雑化する採用活動で必要不可欠になると言われている存在。
自社がこれを導入しない、あるいは検討しないとなると、人事面で他社に遅れを取るかもしれません。
そこで本記事では以下を解説します。
- 採用管理ツール（ATS）の定義や急速に普及した背景
- ATSを利用するメリット
本記事を読めばATSの基本的知識を理解し、運用を検討するフェーズに移行できます。ぜひご参考にしてください。
採用管理ツール（ATS）の定義や急速に普及した背景
最初に採用管理ツールがどういったものなのか理解しましょう。そのあと、導入時に実現できること、あるいは普及が進んだ理由を解説します。
採用管理ツール（ATS）＝採用フローを高速化・合理化するサービス
採用管理ツールとは、採用フローを高速化するために使われるシステムやサービスのこと。
採用を進めるうえでは、多数のタスクや管理項目が生まれます。一例として以下は挙げられるでしょう。
○母集団形成
○エントリーシートの管理
○選考通過・却下の判断と記録
○スケジュールの管理
○各種歩留まり率の観察と改善策考案
○説明会の設定 etc.
採用活動は複雑で、フローが非合理的なケースが多々あります。これを何らかの方法で一元的に管理して合理化し、よりスピーディかつ正確に採用活動を進めるのが近年のトレンドです。
これを採用するためには採用管理ツールの使用が必須と言われています。だからこそATSが注目されています。
ATSで可能となること
ATSが導入されれば、以下のアクションを実施できます。
✓求人案件を一元化に管理
✓選考状況管理
✓内定者管理
✓母集団形成のサポート
✓エントリーシート内容の管理
✓合否の定量的な部分での判断
ATSを利用すれば、今まで人力で行っていた作業のうち多くが自動的におこなわれます。これだけでも人事部にとって魅力的なポイントでしょう。
また管理すべき項目は情報整理され、参照しやすくなります。
これを利用すれば、より適切で間違いのない施策を打ち出すヒントを得ることが可能です。
ATSが急速に普及した理由
ATSが急速に普及した理由として、やはり人材確保が難しくなっている現状があります。
もちろん業種にもよりますが、少子高齢化やノマド的な働き方が推進された関係で、長期的な人材採用に影響が出ている点は否めません。
この点に課題感を感じている担当者も多いでしょう。
そこで注目されたのがATSです。情報を分かりやすく整理したり、選考状況をリアルタイムで確認できるようにしたりして採用活動を合理化します。
よりスピーディーに選考を進めつつ、正確なデータの活用で人材とのミスマッチも防止できるでしょう。
つまり自社にとって必要な人材が、人材にとって申し分ない職務が得られ、最終的に人材確保へつながるわけです。
ATSの導入費用
ATSの導入にかかる費用はサービスによってさまざまです。
例えば初期費用無料、月々数万円から運用できる安価なATSも多数存在します。
一方で大企業向けに高精度かつ大規模な操作が可能なATSもあります。この場合は最終的に月額数十万円レベルでの費用が必要なケースも少なくありません。
ATSを利用するメリット
ATSを利用するメリットは多岐に渡りますが、いずれも人事部および会社にとって魅力的なポイントです。
- 採用活動のコストパフォーマンスを向上できる
- 選考の状況を一元的に追跡できる
- ミスマッチを防止できる
- 連絡ミスがほぼ起こらなくなる
- スケジューリングを自動で設定できる
- 情報が整理される
それぞれ詳しく解説するので、ご参考にしてください。
採用活動のコストパフォーマンスを向上できる
ATSを利用する最大のメリットは採用活動のコストパフォーマンスを向上させられること。作業が自動化されればリソースに余裕が生まれ、新しいアクションを起こせるようになります。
そうすると同じ期間でもできることが増えて、採用活動のコストパフォーマンスは向上します。きちんと予算管理できればATSの導入費用も、人件費削減や採用人数の増加をもってペイできるでしょう。
選考の状況を一元的に追跡できる
ATSを利用すれば選考の状況を一元的に追跡できます。例えば各種KPIや達成率、あるいは応募者の来歴などが分かりやすく管理でき、いつでも確認可能です。
また閲覧権限もツール上で指定できるので、個人情報流出のリスクもおさえられます。
ミスマッチを防止できる
ATSを利用すればミスマッチを減らせます。採用活動によって起こりうる最悪のパターンとして、ミスマッチが理由の早期退職が挙げられます。
まだ研修の真っ最中であろう数ヶ月のタイミングで退職を申し出ることも少なくありません。ひどいケースでは数日で会社に来なくなるパターンもあります。
こういったケースを避けるためにもミスマッチはできるだけ防止したいところ。
ATSがあればそれもある程度可能になります。
定型業務はATSに任せれば、その間に採用ブランディングや説明会コンテンツに力を入れられます。そうすると選考参加者に対してより詳細な情報を伝えられ、入社時に生ずるギャップをある程度おさえることが可能です。
またATSが挙げてくる情報を参考に、選考フローのブラッシュアップも実現できます。つまりミスマッチが起こりづらくなり、人材が企業に定着しやすくなります。
連絡ミスがほぼ起こらなくなる
ATSが機能しているなら連絡ミスがほぼ起こらなくなります。
採用活動で時折起こるのが、連絡ミスです。
行われているはずの連絡がなされないトラブル、あるいは誤った情報を学生に伝えてしまうケースもあります。
採用フローが狂うのはもちろんのこと、学生から「いい加減な会社だ」などと評価されるなどのリスクもあるでしょう。
しかしATSがあればこれも防止できます。具体的には連絡先の指定ミスにアラートを出したり、送信済みのメッセージは送信できなかったり、さまざまなセーフティー機能を活用することが可能です。
スケジューリングを自動で設定できる
ATSがあれば、スケジュールを自動的に設定することも可能。メールの返信内容に基づいて自動的に面談の予約を入れるなどの機能が活用できます。
またスケジュールをガントチャート形式で表示するなどのサービスもあり、採用活動全体を俯瞰できます。
情報が整理される
ATSを利用すれば採用状況やこれまでのデータが整理できます。例えばエントリーシート上の経歴や卒業大学などを見やすくまとめることが可能です。
またSPIの成績や面接での回答内容なども、統計として分かりやすくまとまります。
これらを確認すれば、人材活動における意思決定の精度も大きく高まるでしょう。
さらに採用データを蓄積できるのもポイントです。これらを参照すれば、今後の採用活動にも活かせる部分が見えてくるでしょう。
ATSにはデメリットもある
ただしATSにはデメリットもあります。
最大のデメリットはコストがかかる点。ただでさえ費用がかかりやすい人材・採用の活動ですが、ここにツール活用費用が乗っかってくるので、さらに予算はシビアになります。
そしてATSを投じたときに、何らかの影響でミスマッチ減少などのポジティブな効果が得られない可能性も。導入するならコストをペイできるように見通しておかなければいけません。
まとめ
本記事では採用管理システムを解説しました。最後に重要なポイントをおさらいしておきましょう。
- 採用管理ツール＝採用活動を高速化・合理化するためのツール
- 導入すれば今まで人力でやっていた作業を自動で処理できる
- 膨大なデータを正確に収集し、意思決定を支援する
- 人材確保の難化などにより、ATSは注目されている
- 費用は月数万円から、中には数十万円以上かかるATSも
- ATSが導入されれば、パフォーマンスは大きく向上する
- ミスマッチ防止やスケジューリングの自動化などのメリットも
- ただし費用がかかりやすい点に注意
採用活動は、ほとんどの企業にとって複雑で難しいミッションです。タスクが多かったり、有効な人材が活用できなかったり、課題を抱えている担当者も多いでしょう。
そんな難しい採用活動をサポートするのがATSです。定型業務を自動化したり、膨大なデータを分析したり、担当者にとっては心強い存在となるでしょう。
そしてそれはミスマッチ防止や今後の採用フローのブラッシュアップにもつながります。ATSを導入すれば、自社の採用活動は大きく変化するでしょう。
【参照URL】
アスピック｜特集記事『採用管理システム比較14選！新卒・中途など用途別おすすめ紹介』
https://www.aspicjapan.org/asu/article/398
PRONIアイミツSaaS｜採用管理システム（ATS）『【2023年最新】採用管理システムの平均費用と料金相場』
https://saas.imitsu.jp/cate-ats/article/
MOJI-KA
https://www.moji-ka.com/
みんなの採用部｜お役立ちコラム『採用管理システム比較15選｜効率化診断あり！【中途・新卒・アルバイト用途別】』
https://www.neo-career.co.jp/
採用管理システムsonarATSホーム『ミスマッチを防ぐ新常識!?「適性検査の選び方と活用術を徹底解説」』
https://sonar-ats.jp/seminar/220323/
Direct Sourcing『採用業務で人事担当者がミスをなくすために必要なこと』
https://directsourcing-lab.com/blog/recruiting_knowledge/recruitment-management/
業務効率化ガイド 業務効率化のノウハウを発信するメディア｜職種別おすすめツール『【最新/比較あり】新卒・中途の採用管理ツール１２選！』
https://www.stock-app.info/media/recruit-management/
