感謝の気持ちを形に！サンクスカードのメリットとデメリット
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この数年間で多くの企業が、新型コロナウイルス感染症の感染拡大防止策としてテレワークを導入しました。
働く場所を自由に選択できる働き方は、ワーク・ライフ・バランスが改善したり、多様な人材の雇用が行えたりとメリットが多いのも事実です。
それぞれが望む形で仕事に打ち込めるのは、とても素晴らしいことだと思います。
その反面、直接顔を合わせることが減ったことで社内のコミュニケーション不足は大きな問題となっているようです。
今回は、社員間でのコミュニケーションを活発にするために企業で注目、活用されている「サンクスカード」についてお話しします。
新しい働き方、テレワークを導入した企業が抱える問題
多くの企業で導入されているテレワーク。
先ほども少し触れましたが、社員間の交流が難しかったり、従業員一人ひとりの勤務状況を上司が把握しにくかったりと課題も多くあります。
中でも社員間のコミュニケーションロスは、信頼関係を作り上げていくことが難しくなるため大きな問題です。
いくらWEB会議や通話をしていたとしても、実際に顔を合わせて話すのに比べると「ちょっと距離を感じるな」「心を開きにくいな」と思う人もいるのではないでしょうか。
会議の回数や内容は以前と変わらないのに…と不思議に思うかもしれません。
けれど、同じ空間を共有することで得られる情報は、意外と多いものです。
目標達成を繰り返し継続的に成果を出し続ける必要がある企業において、信頼関係の欠如やチームワークの低さは業務を行う上で致命的です。
互いを信頼できないままでは仕事をしたり、目標に向かって協力し合ったりすることは難しく、いざという場面でもうまく連携がとれない…なんて事態にもなりかねません。
最近ではコロナが落ち着いてきて、一部ではオフィス出勤に戻る企業も出てきたようです。しかしテレワークにより顔を合わせる機会が減っていたなら、元の距離感や感覚を取り戻すための時間が必要な場合もあるでしょう。
ただ私なら「仕事をする上で信頼関係を築くことが大切。それは分かっていても具体的に何をしたらいいのか分からない」と思うかもしれません。
学生時代であれば、おどけて見せながら距離を縮めることもできるでしょう。
けれど、相手も自分も社会人。
互いの立場にもよりますが、学生時代のような振る舞いをすることは難しいと思います。
こう考えると会社というコミュニティに所属する大人であることが、信頼関係を築くという行為を複雑にしているのかもしれませんね。
ただ難しいからと言って、信頼関係を築くことをおろそかにはできません。
では、どうするのか。
次章では、コミュニケーションの活性化を見込める制度「サンクスカード」についてお話しします。
文字という形で残す感謝の形「サンクスカード」とは
サンクスカードは、感謝の気持ちを紙やデジタル上のカードに書いて送り合う制度です。
従業員同士がサンクスカードを送り合う主な目的は、社内でのコミュニケーション活性化やお互いの信頼関係の構築を促すことです。
前述したようにテレワークにより従業員同士のやり取りがオンライン上で完結することが増えました。それに伴い、信頼関係をうまく構築できないなどの不安も出てきているようです。
サンクスカードは、普段は伝えられない感謝の言葉を伝えることで社内の雰囲気の改善にもつながります。
カードという形に残るので、同僚と顔を合わせていない時間に見返すことができるのも良い点ですね。
「いつも細やかにフォローしてくれるので仕事がしやすいです」
「アドバイスのおかげで契約が取れました、ありがとうございました」
こういった感謝の言葉が飛び交う職場に身を置き続けることは、従業員の心も前向きで明るいものにしてくれることでしょう。
従業員の心が前向きになると社内の雰囲気もガラリと変わります。
仕事する前提が変わることで職場の雰囲気が改善し、業務のクオリティにも大きく影響します。
「ありがとうを」送り合うサンクスカードのメリットとは
メリット1：従業員同士のコミュニケーションが自然と増える
サンクスカードを導入することで従業員同士が感謝し合う機会が生まれます。
日常の中に「ありがとう」とともに温かい感謝の言葉が増えることで、社内の雰囲気も良くなるでしょう。
また感謝の言葉がかけられると、相手に対して良い印象を持ちやすくもなります。
自分のした行動で誰かが喜んでくれたという事実は、コミュニケーションをとりたいという欲求にもつながっていくでしょう。
そのコミュニケーションが互いを理解するきっかけとなり、そこから信頼関係が生まれていくなんてこともあるかもしれません。
同じ企業で働く仲間として信頼関係で結ばれていれば、いざという時に協力し合い、ピンチも乗り越えていけるのではないでしょうか。
メリット2：居心地の良い職場環境となり、離職防止になる
部署や役職関係なく送ることができるのも、サンクスカードの良い点です。
垣根のないコミュニケーションが会社全体で浸透することは、働きやすい環境づくりにつながります。
例えば、他部署の方など物理的な距離がある人に対して感謝の言葉を伝えたいとしましょう。
お世話になったので、一言お礼を伝えたい。
けれど他部署にわざわざ行くのも目立つし、相手が忙しい時だと迷惑になってしまうかもしれない。
そんな風に悩んでいる内に時間が経ってしまい、お礼を伝えるタイミングを逃してしまう…なんてこともあるでしょう。
けれど、サンクスカードがあれば「ありがとう」を伝えたいタイミングで、感謝の気持ちをしっかりと相手に届けることができます。
こういったポジティブなやり取りが飛び交う職場は、自然と居心地が良くなるのではないでしょうか。
その結果、従業員の離職防止の効果も期待できます。
メリット3：従業員のやる気を引き出すことができる
毎日のように行っている周囲へのサポートに対して、改めてありがとうと言ってもらえるのは素直に嬉しいものです。
当たり前になっている自分の行動を認めてもらえることは、会社での自分の存在を認めてもらえたような心の満足感を得ることができます。
心が満たされていると、業務に対しても力が入ってくるでしょう。
人から称賛されることは、伝える側よりも伝えてもらった側の心に大きな影響を与えます。
また当たり前になっている誰かの努力や働きがないかを改めて確認することは、日々誰がどのような仕事をしているかを知ることにもつながります。
サンクスカードの4つのデメリット
社内によい効果をもたらすサンクスカード。
従業員間のコミュニケーションが増えるであろう素敵な制度にもデメリットが存在しています。
導入を検討しているなら、事前にデメリットについて把握し対策を考えておく必要があります。
では、サンクスカードにどんなデメリットがあるか一緒に見ていきましょう。
①やらされていると感じてしまう
どれほど素敵な制度であっても、従業員がやらされていると感じてしまえば逆効果となってしまいます。
従業員が日々の業務に追われているなら「サンクスカードをやろう！」と呼びかけても、仕事が増えたという風にネガティブにとらえられる可能性もあります。
これまでの業務の上に積み重なる形でタスクが増えるので、従業員が負担にならない・楽しみながら参加できる工夫が必要です。
②価値観が合わない
会社に所属しているメンバーが全員同じような感性や価値観を持っているとは限りません。中にはサンクスカードに対して嫌悪感を持つという人もいるようです。
本来、感謝は自発的にするものと思っている人なら、会社の制度として行うということに違和感があるというのは分からなくはありません。
「会社に言われたから感謝されたのでは？」というような思いを抱かせては、サンクスカードを行う意味がないどころかマイナスの効果が出てしまいます。
そういう思いを抱かせないためにも、事前にどういう風に周知するかなど工夫をするようにしましょう。
③定着には時間が必要である
感謝の気持ちを送り合うサンクスカードは素晴らしい制度です。
しかし業務が増えるために定着するまでに時間がかかるというデメリットもあります。
「サンクスカードに使う分の時間を業務に回せたら…」
こんな考えを持つメンバーが出てきたら、定着させるどころの話ではありません。
業務にも支障が出てくる恐れがあるので従業員のニーズや考えをしっかりくみ取ったうえで、導入を検討する必要があります。
④コストがかかる
新しい制度を導入する際は、様々なコストがかかります。
もちろん、サンクスカードも例が入れはなく、企画や運営には金銭的にも人的にもコストがかかります。
デメリット①～③のような望まない効果が出る場合がある上に、効果とコストが見合うかは分かりません。
サンクスカードを導入することで、現状が劇的に変わるというような過剰な期待はしない方が良いでしょう。
サンクスカード導入を成功させるポイント5つ
先ほど、デメリットについてお話ししました。
それでもサンクスカードを導入したい、ありがとうの言葉が行き交う社内にしたいならば、以下のポイントを押さえることで導入を成功させやすくします。
では、どんなものがあるか順番に見ていきましょう。
①導入目的を明確にする
どういう意図でサンクスカードを行うのか、理由を明確に伝えましょう。
その際に「コミュニケーションを活性化」というありきたりな言葉ではなく、会社ごとの現状に合わせて言葉などを工夫することをおすすめします。
納得がいかない作業に時間と労力をかけるのは誰でも辛いものです。
従業員が「サンクスカードを行う価値がある」と思うことが、導入を成功させる一番のポイントかもしれません。
②経営者層から積極的に参加する
まずは経営者層がサンクスカードを積極的に周囲に送ってみましょう。
サンクスカードの活用方法を見せて伝えられる上に、従業員に送られた側の喜びを感じてもらうことができます。
「もらってうれしいな」という体験をすることで、サンクスカードを導入することに対して前向きになってくれるのではないでしょうか。
はじめは要領を得ずぎこちないかもしれません。
けれど、繰り返し受け取るうちに「自分もやってみよう」と思ってくれることでしょう。
③テンプレートなどを使用してみる
サンクスカードのテンプレートを用意し、必要事項を記入するだけで完成する仕組みを作りましょう。
慣れないものを1から自分の手で完成させるのは、どんなものであってもある程度の時間がかかることが予想できます。
かかる手間や時間を省く工夫をすることで、従業員が参加するハードルを下げることも重要です。
簡単かつ時間がかからない工夫、これは従業員の負担にならないよう導入前にしっかりと考えておきたいことですね。
④従業員にも周知する作業に手間がかからないこと
サンクスカードを導入すると、その内容を周知するための作業をする人員も必要となります。
その方にもすでに業務があるため、サンクスカードのための作業が単純にプラスされる形になります。
サンクスカードで従業員同士のコミュニケーションが増えるとなっても、業務が滞る原因になるなら意味がありません。
③同様、出来るだけ手間と時間がかからないようにしましょう。
まとめ
サンクスカードのメリットとデメリット、そして導入を成功させる方法についてご紹介しました。
万が一ピンチに陥った時には力を合わせて乗り越えていける信頼関係を築くためにも、従業員同士のコミュニケーションは日頃から活発であることが望ましいです。
サンクスカードを上手に導入できれば、従業員間でポジティブな交流が生まれるでしょう。
費用対効果を含め、様々な角度からサンクスカードの導入を検討してみてくださいね。
