【目標達成に欠かせない！】「KPI」と「KGI」を設定する重要性について
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仕事をする上で多くの人が求められるもの、それは目標を達成し続けること。
売上や生産量、契約数など、掲げる目標の形はそれぞれかもしれません。
それでも仕事をする上で何かしらの数を求められている人が多いのではないでしょうか。
叶うなら、試行錯誤を繰り返し達成できるかと気をもみながら仕事をしたくはないですよね。
遠回りすることなく、効率的に目標を達成したいなら、行動する前に目標を達成するまでのプロセスを具体的かつ明確にしておくことが大切です。
具体的にする際に重要なことがあります。
それは目標達成をするためには自分の現在地やゴールを知っておくこと。
その指標となるのが「KPI」と「KGI」です。
今回は、事業の目標を達成し続けるために重要な指標「KPI」と「KGI」の意味や設定するメリット・ポイントなどをお話しします。
仕事をする中で目標を立て、それを達成していく場面は何度も訪れるでしょう。
「KPI」「KGI」に対する理解を深め、目標達成し続ける役に立てていただけると幸いです。
目標達成をする上で大切な管理指標「KPI」と「KGI」
「KPI」と「KGI」は目標達成をする上で大切な管理指標です。
※管理指標とは、結果に至る工程や方法を管理し、仕事をする上で起こるトラブルの有無や達成の程度を明確にするものです。
似たようなアルファベットの用語でややこしく感じるかもしれません。
しかし仕事をする上で知っておいて損はない用語なので、実際に使い自分の中に落とし込んでみてくださいね。
「KPI」とは中間目標のこと
まずはじめにKPIとは「Key Performance Indicator」の略語です。
日本語では「重要業績評価指標」または「重要達成度指標」と呼ばれます。
言葉からも分かる通り、立てている目標を達成するプロセスでの達成度合いや状況を把握する中間目標のことを意味します。
最終目標にたどり着くまでに通るべき、重要な指標を指して用いられる言葉です。
プロジェクトメンバーなど共に目標に向かい、努力しているメンバーとKPIを共有することはとても重要です。
その理由は、目標に対してどの程度の達成度なのかを数字で把握することで、現状把握をしっかりと行うことができるからです。
また個人的には、努力し続けると「本当に目標を達成できるのだろうか」という考えが浮かんでしまう瞬間があると思います。
中間目標を設定しておくことで、小さな成功体験を積むことができ、気力が尽きるのを防ぐことができるのではないでしょうか。
次に「KGI」についてお話しします。
KGIとは「Key Goal Indicator」の略語で、ビジネスの最終目標を定量的に評価するための指標のことです。
「重要目標達成指標」とも呼ばれ、具体的には売上高や成約数、利益率などが当てはまります。
KGIは「ビジネスのゴールを数値化したもの」つまり「企業のビジネス戦略などを何をもって目標達成とするか」を定める指標と言えるでしょう。
KPIは目標達成の進捗状況を管理するために使われ、KGIは企業や事業全体の目標を管理するために設定されます。
KPI・KGIを設定するメリット
続いて、KPI・KGIを設定すると具体的にはどのようなメリットが得られるかをまとめてご紹介します。
メリット1： 目標に対する進捗度が誰が見ても分かるようになる
先ほどから何度か触れていますが、KPIとKGIは数字で設定するものです。
そのため、現時点で目標を何%くらい達成しているのか、KGIを達成するまでどの程度の努力や作業が必要なのかが誰が見たとしても明確に分かります。
目標や今どんな状況なのか一目で分かれば、次のアクションがとりやすくなります。
また自然と目標を意識しつづけやすくなるのもメリットと言えるでしょう。
メリット2：目標とやるべきことが明確になる
目標が漠然としていると「どういう努力を、どの程度したら良いのだろうか」と不安に感じるチームメンバーも出てきます。
KPI・KGIを設定することで、目的が明確になりやるべきことも見えてきます。
自分がするべきことが見えてくると、作業に集中することができるのでメンタルにかかる負担も軽減できます。
例えば、目標設定が「お客様満足度の向上」だとしましょう。
まず何を持って「満足」とするのかは個々の主観によってことなると思います。
さらに満足を何で測るのかについても指標がないと判断が難しいでしょう。
目標設定を「リピーター率を10％アップ」という風に数字と行動で設定すれば、行うべきことが自然と見えてきます。
やみくもに「頑張ろう！」と言っても人が力を発揮するのは難しいと思います。
ゴールとなる目標と、それに対する進捗度が数字で分かるからこそ「予定より進んでいないな、次はこういう工夫をしよう」「予定通り進んでいるから、これまでの努力は間違っていないんだ」という風に今後の行動を定めることができるのではないでしょうか。
メリット3：目標を達成するのに効果的な優先順位がつけやすくなる
仕事を進める中でやるべきことが増えていき、マルチタスクを行わなくてはならない場面もでてくるかもしれません。
タスクが増えると何から進めていいか分からず、作業効率が下がってしまう…なんてこともあるでしょう。
やるべきことが増えれば増えるほど、何もかもが今すぐしなくてはいけないように思え、気ばかりが急いてしまいます。
こんな時にKPI・KGIが設定されていれば「目標達成につながる業務を優先すれば良いのだ」と、優先順位をつけやすくなりますよ。
SMARTの法則に沿ってKPIとKGIを設定しましょう
KPIとKGIのメリットや重要性について前章にてお伝えしました。
ただ、KPIとKGIをどのように設定すればいいのかよく分からない部分もあるかもしれません。
この章では、実際にKPIとKGIを設定する際に役立つ法則についてお伝えします。
目標設定を行う際によく用いられる手法に「SMARTの法則」と呼ばれるものがあります。
KPIやKGIを設定する際、以下のSMARTの法則に沿って考えるとより明確に目標を設定できるでしょう。
目標が未達成で終わらないためにも、目標が不明確にならないよう心がけることをおすすめします。
S：Specific 「具体的」
M：Measurable 「計測可能な」
A：Achievable 「達成可能な」
R：Relevant 「関連性した」
T：Time-bounded「期限が明確」
上記の5つの英単語の頭文字をとって、SMARTと呼ばれています。
それぞれどんな意味を持ち、どのように活かせばいいのかをお話しします。
①Specific 「具体的：分かりやすい」
KPIやKGIは、会社全体やチームメンバーと共有するものです。
そのため誰が見てもすぐにわかる具体的な言葉で表現しましょう。
理由は、見る人間によって認識にずれが生まれるようなものは指標としての役割を果たすことができないからです。
誰もが分かり、共に目指せるものであること。
それがKPIやKGIを設定するうえで、とても重要になります。
良い例：訪問件数、荷電数、受注件数など
悪い例：真心を込めた接客、意図をくみ取り提案するなど
②Measurable「計測可能な：数字になっている」
先ほどの「具体的な」にも触れましたが、誰が見ても明確であることは重要です。
目標の達成度合いを物事を数値や数量で表現すれば、進捗状況が一目で分かるようになります。
万が一、目標に到達することができなくても、数字で指標を設定していれば今後の改善策や問題点を洗い出すことができます。
測定可能な指標の良い例：回数、パーセンテージなど
測定不可能な指標の悪い例：ヒアリングをしっかり行う
③Achievable「達成可能な」
目標は高く！なんて言葉がありますが、実際に達成できるか内容であることを確認しましょう。
非現実的な目標を掲げていては、いくら「共に頑張ろう」と訴えても、メンバーはついて来ません。
なぜなら頭の中で「この案件は失敗するだろう」と思いながら全力で業務に打ち込むことは、どれだけ責任感が強い人でも難しいからです。
実現可能なKGIであるからこそ、何を行えばいいかが見えてくるのではないでしょうか。
④Relevant「関連性した」
KPIを達成した先にKGIの達成がある。
こんな風に2つが関連している必要があります。
バラバラな場合、どこに力を注いで業務を行えばいいか分からなくなります。
自分の努力により、どう現状が変わっていくか、その変化の先には何があるのかが分かれば、やる気にもつながるでしょう。
また目標達成の先には何があるのか、どうして目標を達成するのか。
これらを明確にしておくことが、メンバーのモチベーションを高く維持することに役立ちます。
⑤Time-bounded「期限が明確」
目標を達成する期限を設定するからこそ、各業務の期限が見えてきます。
「いつでも良い」となると優先順位を決めることも難しく、作業にも迷いが生まれ効率が下がってしまいます。
KGIの期限を設定し、逆算してKPIにも期限を設けていきましょう。
まとめ：改善を繰り返すことでKPI・KGIの達成に近づいていく
今回、中間指標であるKPIと、最終目標であるKGIについてお話ししました。
つまりKGIは、KPIの達成の先にあります。
KPIで設定した目標の未達成は、すなわちKGIの未達成を意味するのです。
そのためにはKPIを細やかかつ具体的かつ明確に設定し、メンバー全員で共有し達成可能かを意識し続けるようにしましょう。
頭の中にKPIとKGIがあることで「現状からどのようにして達成していくか」を無意識に模索することにつながります。
もし作業がスムーズに進まず、KPIの達成が難しい場合は原因を洗い出し、どうすれば上手くいくのかを検討しましょう。
仮説と検証を繰り返し、業務の改善をしながら物事を前進させ続けることが最終目標へと近づいていきます。
ぜひ皆さんの職場でも導入を検討してみてくださいね。
〇目標に対する進捗度が誰が見ても分かるようになる
〇目標とやるべきことが明確になる
〇目標を達成するのに効果的な優先順位がつけやすくなる